EVALUASI PENGELOLAAN ARSIP PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN OGAN ILIR

Abstract

Pengelolaan arsip merupakan salah satu faktor penting dalam mendukung efektivitas pelayanan administrasi kependudukan. Arsip yang dikelola secara baik dapat menjamin ketersediaan informasi, mempercepat pelayanan, serta menjadi alat bukti yang sah dalam penyelenggaraan pemerintahan. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai alat dokumentasi, tetapi juga sebagai dasar dari pengambilan keputusan serta sebagai alat pertanggungjawaban administrasi di depan hukum. Keberadaan dokumen arsip yang dikelola dengan baik, tidak hanya mendukung kemudahan aktivitas administrasi, tetapi juga menjadi tolak ukur transparansi, akuntabilitas, serta profesionalitas suatu instansi. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengevaluasi  pengelolaan  arsip  pada  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir dengan menggunakan model evaluasi CIPP (Context, Input, Process, Product). Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara,  dan  dokumentasi.  Analisis  data  menggunakan  model  interaktif  yang meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir sudah berjalan cukup baik tetapi masih memerlukan berbagai perbaikan terutama pada aspek input dan process. Pada aspek context, pengelolaan arsip telah memiliki dasar hukum dan tujuan yang jelas dalam mendukung pelayanan administrasi kependudukan. Pada aspek input, masih terdapat keterbatasan sumber daya manusia, sarana dan prasarana kearsipan, serta belum optimalnya penerapan teknologi informasi. Pada aspek process, pelaksanaan pengelolaan arsip telah berjalan sesuai prosedur  namun  masih  ditemukan  kendala  dalam  penyimpanan,  pemeliharaan.  Pada aspek product,  pengelolaan  arsip  telah  memberikan  manfaat  bagi  pelayanan  publik, meskipun   efektivitasnya  masih   perlu   ditingkatkan  melalui   digitalisasi   arsip   dan penguatan sistem kearsipan. Penelitian ini merekomendasikan peningkatan kompetensi pegawai, pengembangan arsip elektronik, serta penyediaan sarana dan prasarana yang memadai guna meningkatkan kualitas pengelolaan arsip.

Kata kunci: Evaluasi, Pengelolaan Arsip, Model CIPP, Pencatatan Sipil